So wird Filesharing nicht zum Risikoaustausch

In Zeiten von Homeoffice und mobiler Arbeit müssen auch größere Dateien mit anderen Nutzenden ausgetauscht werden. Datenaustausch über Filesharing-Dienste ist deshalb beliebt, leider aber nicht automatisch sicher. Denken Sie an zusätzliche Schutzmaßnahmen.

Das Problem der großen Dateien

Von zu Hause aus zu arbeiten, ist seit Ausbruch der Corona-Pandemie zur neuen Normalität in der Arbeitswelt geworden. Auch in Zukunft werden dezentrale und hybride Arbeitsformen weiter an Bedeutung gewinnen, versichern Marktforscher. Doch was bedeutet das für Ihren Arbeitsalltag?

Ob Sie selbst im Büro, im Homeoffice oder unterwegs sind – es ist nur eine Frage der Zeit, dass Sie eine große Datei verschicken müssen. Sei es die neue Kundenpräsentation, das hochauflösende Foto vom neuen Messestand oder die Demo-Version einer Software, die ein Kollege beim Kunden vorstellen soll.

Wie aber überträgt man große Dateien? Als E-Mail-Anhang? Nicht nur die oftmals fehlende E-Mail-Verschlüsselung kann hier ein Problem sein. Große Dateien sind nicht wirklich als E-Mail-Anhang geeignet, entsprechend warnen viele E-Mail-Programme bereits beim Versuch.

Filesharing ist zunehmend beliebt

Anstatt die großen Dateien direkt per E-Mail zu verschicken, reicht es bei Filesharing-Diensten, einen Link als E-Mail zu versenden. Zuvor lädt man die Dateien in ein Filesharing-Verzeichnis und erzeugt den Link, den der Empfänger erhalten soll.

Das klingt einfach. Ist es auch, aber leider ist es nicht automatisch sicher, die Dateien über einen Filesharing-Dienst auszutauschen.

Das beginnt bereits damit, dass Sie sich fragen sollten, wohin Sie eigentlich die Dateien übertragen, damit sie in dem Austauschverzeichnis liegen. Meist steckt ein Cloud-Dienst dahinter, oftmals betrieben von einem Anbieter jenseits EU. So stellt sich bei personenbezogenen Daten die Frage, ob die Übertragung an den Filesharing-Dienst denn zulässig ist oder nicht.

Unklarer Speicherort, unsicherer Versand von Links

Neben der Frage, wohin Sie eigentlich die Dateien, die Sie austauschen möchten, übertragen, sollten Sie bei Filesharing auf die Datensicherheit achten. Erscheint der Datenaustausch sehr komfortabel, ist er leider meist nicht sicher genug. Generiert der Dienst zum Beispiel einen Link, den Sie auf Knopfdruck an eine E‑Mail-Adresse Ihrer Wahl versenden können, erzeugt das eine einfache E-Mail, die jeder Empfänger öffnen und bei der jeder auf den Link klicken kann. Ein Fehler in der E-Mail-Adresse führt dann dazu, dass womöglich unbefugte Dritte die Datei herunterladen können.

Besser ist es, wenn der Link allein nicht ausreicht, sondern ein Einmal-Passwort erzeugt wird, das der Empfänger benötigt und das auf einen anderen Weg an den Empfänger übertragen wird. Ein Passwort, das in der gleichen E-Mail steht wie der Link ist, bringt dagegen nichts.

Prüfen Sie also genau, welche Sicherheitsfunktionen der Filesharing-Dienst, den Sie nutzen möchten, anbietet. Verwenden Sie beruflich nur den Filesharing-Dienst, der im Unternehmen zugelassen ist.

Denken Sie auch an die Risiken, wenn Sie selbst einen Link erhalten, um über Filesharing eine größere Datei herunterladen zu können. Ist es wirklich der angegebene Absender? Was verbirgt sich tatsächlich hinter dem Link? Ist die Datei womöglich verseucht?

Sie sehen: Filesharing-Dienste vereinfachen zwar den Datenaustausch. Sie liefern aber nicht automatisch Sicherheit mit. Daher können mit dem Datenaustausch leicht zu übersehende Risiken verbunden sein.

Wissen Sie, was zu sicherem Filesharing gehört? Machen Sie den Test!

Frage: Dateien aus Filesharing-Diensten sind immer virenfrei. Stimmt das?

1. Nein. Gelangt Malware in das Austauschverzeichnis, könnte sich die Malware auch hinter dem generierten Link verbergen, der per E-Mail verteilt wird.
2. Ja, Filesharing ist immer mit einem Malware-Schutz verknüpft, der melden würde, wenn es sich um Schadsoftware handelt.

Lösung: Die Antwort 1. ist richtig. Sie können nicht davon ausgehen, dass die Dateien, die in einem Austauschverzeichnis liegen, auf Malware hin untersucht wurden. Prüfen Sie also selbst, ob die Dateien verseucht sind, bevor Sie diese übertragen. Als Empfänger eines Links sollten Sie diesen mit einem Link-Scanner überprüfen, bevor Sie die Datei herunterladen.

Frage: Die Datei, zu der der Link führt, liegt auf dem Computer des Absenders. Ist das so?

1. Ja, der Filesharing-Dienst stellt nur die Verbindung zwischen den Rechnern her.
2. Nein, die Datei wird zuvor auf der Filesharing-Plattform abgelegt, also dort zwischengespeichert.

Lösung: Die Antwort 2. ist richtig. Bei Filesharing geht es nicht um die Verknüpfung von Computern, sondern um die Übertragung von Dateien. Anstatt eine Datei direkt zu verschicken, lädt man sie bei Filesharing auf eine Plattform. Von dort lädt sie der Empfänger dann herunter. Deshalb wird die Datei an einen Dritten, den Filesharing-Betreiber, übertragen und von ihm gespeichert. Entsprechend muss bei dem Betreiber geklärt sein, ob der Datenschutz angemessen ist.