Vorsicht bei Sammelmails mit offenem Verteiler

Sie schicken eine E-Mail an mehrere Adressaten. In manchen Fällen darf jeder Adressat alle anderen Adressaten sehen, in anderen dagegen nicht. Das kommt Ihnen bekannt vor? Gerade dann lesen Sie bitte unbedingt weiter!

Und täglich grüßt das Murmeltier

„Und täglich grüßt das Murmeltier“ – so lautet der Titel einer Filmkomödie. Der Hauptdarsteller steckt in einer Zeitschleife. Deshalb passiert um ihn herum jeden Tag immer wieder genau dasselbe. Dazu gehört, dass erstmals nach dem Winter die Murmeltiere aus dem Bau kommen. Und das eben jeden Tag aufs Neue. Ähnlich sieht es beim fehlerhaften Umgang mit Mailverteilern aus. Wir können davor warnen, so oft wir wollen. Die Pannen wiederholen sich trotzdem jeden Tag aufs Neue.

Nach wie vor gibt es bei Mails drei Adress-Varianten

Wer eine Mail an mehrere Adressaten schicken will, hat drei Adress-Varianten zur Verfügung:

• Variante 1: Die Mailadressen aller Adressaten kommen in das „An“-Feld.
• Variante 2: In das „An“-Feld kommt nur die Mailadresse eines Adressaten. Die Mailadressen aller anderen Adressaten kommen in das „Cc“-Feld.
• Variante 3: Auch hier kommt in das „An“-Feld nur die Mailadresse eines Adressaten. Die Mailadressen anderer Adressaten kommen in das „Bcc“-Feld.

Nach wie vor besteht ein wichtiger Unterschied zwischen den drei Adress-Varianten

Der Unterschied besteht darin, welche Adressaten die Adressen der anderen Adressaten sehen können – oder eben auch nicht. Hier gilt in guter Murmeltier-Tradition:

• Bei Variante 1 kann jeder Adressat die Mailadressen aller anderen Adressaten sehen. Denn alle Adressen stehen im selben offenen Adressfeld.
• Bei Variante 2 ist das genauso. Zwar erhält hier nur der Adressat, der im „An“-Feld steht, die Mail direkt. An alle Adressaten, die im „Cc“-Feld stehen, geht „nur“ eine Kopie dieser Mail. Dabei handelt es sich allerdings um eine offene Kopie. Deshalb sehen hier alle Adressaten die Mailadressen aller anderen Adressaten.
• Bei Variante 3 ist es dagegen ganz anders. Die Abkürzung „Bcc“ steht für „Blind-Kopie“. Adressaten, die in diesem Adressfeld stehen, können nicht erkennen, wer die Mail sonst noch erhalten hat.

Variante 3 (die mit dem „Bcc“) ist die problemlose Gestaltung

Variante 3 (die mit „Bcc“) passt dann punktgenau, wenn die Adressaten der Mail nichts miteinander zu tun haben und deshalb nichts voneinander wissen sollen. Typisches Beispiel: Eine Marketing-Mail geht an alle Kunden eines Unternehmens.

Daraus ergibt sich diese Faustregel

Diese Variante ist in allen Zweifelsfällen die richtige. Die Faustregel lautet daher: Es ist kein Problem, Variante 3 (die mit dem „Bcc“) zu benutzen, wenn eine Mail an mehrere Adressaten gehen soll. Die Nutzung der anderen beiden Varianten erfordert dagegen immer eine besondere Begründung. So passt Variante 2 (die mit dem „Cc“) etwa dann, wenn zwei Mailpartner sich austauschen und andere Personen davon wissen sollen.

Das kann man nicht oft genug wiederholen

Sie meinen, dass wir bis hier aus Texten abgeschrieben haben, die wir Ihnen schon einmal geschickt haben? Ja, das ist richtig. Es ist aber leider auch notwendig. Denn nahezu alle neuen Tätigkeitsberichte von Aufsichtsbehörden für den Datenschutz schildern entsprechende Fälle. Und allmählich verlieren die Aufsichtsbehörden die Geduld. Bisher waren die rechtlichen Folgen in solchen Fällen meist überschaubar. Das ändert sich aber gerade.

Am Anfang steht die Meldung der Datenschutzverletzung

Wer beispielsweise eine Marketing-Mail an alle Kunden mithilfe von Variante 1 (die mit dem „An“) oder Variante 2 (die mit dem „Cc“) verschickt, hat einen klaren Verstoß gegen die DSGVO begangen. Dieser Datenschutzverstoß ist der Datenschutzaufsicht mithilfe der üblichen Meldeformulare im Internet zu melden. Wer das versäumt, riskiert schon deswegen eine Geldbuße.

Als Nächstes kommt eine Geldbuße

Je nachdem, wie sensibel die Mailadressen sind, kommt es zu einer Geldbuße in unterschiedlicher Höhe. Mailadressen können durchaus sensibel sein. Beispiel: Eine Klinik verschickt aktuelle Informationen an schwangere Frauen, die in der Klinik entbinden wollen. Dass die Frauen schwanger sind, ergibt sich aus dem, was die Klinik ihnen in der Mail schreibt. Das wird dann im Zweifel teuer. Geht es dagegen um eine Werbemail für Bücher, wird die Geldbuße deutlich niedriger ausfallen.

Sperren Sie das Murmeltier endlich ein!

Wenn Sie diesen Text sorgfältig gelesen haben, sollte Ihnen keine Panne mehr mit Mailverteilern passieren. Bildlich gesprochen: Sie haben das Murmeltier erfolgreich in seinem Bau eingesperrt und lassen es dort friedlich schlafen. Das vermeidet Stress im Unternehmen.